Het plannen van een evenement is een enorme klus. Voordat je eraan begint, bedenk dan eerst waarom je het wilt organiseren. Wil je je klantenbestand uitbreiden? De inkomsten uit de verkoop stimuleren? Klanten opleiden? Of nieuwe medewerkers werven? Zet als eerst je belangrijkste doel op papier. Vanuit daar kun je onderstaande stappen volgen om van jouw event een succes te maken!

1.      Datum prikken

Je wilt geen datum kiezen waarop er veel andere conferenties in je doelsector zijn om een paar redenen:

  • Verhoogde huurprijzen
  • Verminderde opkomst
  • Het is moeilijker om op te vallen

Doe wat onderzoek om erachter te komen wanneer het merendeel van de gebeurtenissen in je branche plaatsvindt en kies een datum buiten dat gebied.

2.      Tentenverhuur

Tenten zijn bijna niet weg te denken bij festivals en evenementen. Belangrijk is echter om vooraf goed na te denken over het aantal gasten, de weersverwachting, temperatuur en overdekking. Bekijk de mogelijkheden voor tentenverhuur bij jouw locatie of schakel een specialist in voor het huren van tenten.

3.      Budgetteren

Niet het minst onbelangrijk: hoe ga je je budget inzetten voor je evenement? Het is belangrijk om dit goed inzichtelijk te hebben. En om de middelen slim in te zetten. Hier zijn een paar dingen waar je rekening mee moet houden bij het plannen van je evenementenbudget:

  • Benodigdheden (catering, audioapparatuur, decoratie)
  • Voorzieningen (faciliteiten)
  • Software behoeften (van tools voor digital signage tot de nodige event management software)
  • Logistiek van het evenement (grootte, locatie, personeel)
  • Extra uitgaven

Als je eenmaal hebt uitgezocht hoeveel alles precies gaat kosten, ben je klaar om een overzicht te maken voor waar al dat geld naartoe gaat.

4.      Vind je locatie

Plan een evenement dat gemakkelijk toegankelijk is voor de meerderheid van je consumenten, leads en doelgroep. Zodra de stad is gekozen, is het tijd om de specifieke locatie te kiezen.

Maak een lijstje van locaties die je wilt bekijken op basis van populaire evenementenlocaties in de omgeving, referenties van andere bedrijven en lokale vakpublicaties. Bijvoorbeeld maak nog een lijstje met vragen die je wilt stellen en neem een rondleiding bij de locaties. Breng bijvoorbeeld een kijkje bij evenementenlocatie Utrecht.

Hier zijn een paar vragen om jezelf en de leveranciers die je ontmoet tijdens deze rondleidingen te vragen:

  • Hoe dicht is het bij de hotels?
  • Welke voorzieningen bieden ze aan?
  • Heeft de locatie al een afspraak met een cateringbedrijf?
  • Hoeveel zalen heb je nodig?
  • Welke A/V-apparatuur is inbegrepen in de huurprijs?
  • Hoe dicht is het bij het vliegveld?
  • Wat is hun beveiligingsbeleid?

5.      Zoek je partners en leveranciers

Afhankelijk van de locatie die je kiest, kunnen zij samenwerkingen hebben of zelf faciliteiten aanbieden. Als je geen externe leveranciers kunt inschakelen, moet je controleren of ze bepaalde aanbiedingen doen waarvan je kunt profiteren. Naast voedsel, bezienswaardigheden en geluid, moet je kijken naar het volgende:

  • Vervoer 
  • Beveiliging
  • Entertainment

Je wilt ook op zoek gaan naar potentiële partners die kunnen helpen bij het financieren en organiseren van dit evenement. Door middelen te combineren, bespaar je kosten voor jezelf, terwijl je ook de opkomst kan verhogen door markten te raken waar je partner toegang toe heeft. Om dezelfde redenen waarover we spraken met de selectie van de locatie, is het echter belangrijk om je partners en leverancier goed door te lichten.

Let’s get started!

Als je deze belangrijkste stappen gevolgd hebt, dan heb je de basis voor jouw evenement. Als laatste tip willen we je graag meegeven om je netwerk optimaal te gebruiken bij het organiseren. En om nieuwe relaties op te bouwen en je netwerk uit te breiden. Zo wordt het in de toekomst wellicht gemakkelijker om een evenement te organiseren. Good luck!

Pin It on Pinterest